Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft (AG) in Zeiten von Corona

Heute ist nicht absehbar, ab wann wieder Präsenzveranstaltungen zugelassen sind. AG´s fragen sich deshalb, wie sie die Erfüllung ihrer gesetzlichen und ggf. satzungsmäßigen Pflicht, eine ordentliche Hauptversammlung innerhalb der vorgesehenen Frist abzuhalten, mit den Corona bedingten Versammlungsbeschränkungen erfüllen können.

Das

• Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020 enthält in Artikel 2 das
• Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-GesRG).

Danach kann die Durchführung von Hauptversammlungen erleichtert und die Handlungsfähigkeit der AG Unternehmen gesichert werden. AG´s, die nicht die im Aktiengesetz vorgesehenen satzungsmäßigen Gestaltungsmöglichkeiten genutzt haben, profitieren insbesondere von COVID-GesRG. Im Vordergrund stehen Einschränkungen von Anfechtungstatbeständen, damit sich die AG´s trauen, die Erleichterungen auch zu nutzen. Die Abweichungen von den Vorschriften des Aktiengesetzes (AktG) für Hauptversammlungen, die im Jahr 2020 durchgeführt werden, § 7 Abs. 1 COVID-GesRG, sollen hier vorgestellt werden.

Teilnahme an einer Hauptversammlung mithilfe von elektronischen Kommunikationsmitteln

§ 1 Abs. 1 COVID-GesRG erlaubt es dem Vorstand vorbehaltlich der Aufsichtsratszustimmung nach § 1 Abs. 6 COVID-GesRG, die in § 118 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 AktG vorgesehenen elektronische Teilnahmen und schriftliche oder elektronische Stimmabgaben ohne entsprechende Satzungsregelung einzuführen. Aktionären kann daher ermöglicht werden, ohne physische Anwesenheit an der Hauptversammlung teilzunehmen und hierbei ihrer Rechte mithilfe elektronischer Kommunikation auszuüben. Ebenso kann den Aktionären ermöglicht werden, ihre Stimmen im Vorfeld der Hauptversammlung schriftlich oder mithilfe elektronischer Kommunikation abzugeben.

Nach § 118 Abs. 3 Satz 1 AktG sind Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats grundsätzlich zur physischen Teilnahme an der Hauptversammlung verpflichtet. Der Vorstand kann ohne Satzungsregelung gemäß § 1 Abs. 1 COVID-GesRG mit Zustimmung des Aufsichtsrats bestimmen, dass die Teilnahme von Vorständen und Aufsichtsräten im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgt. Zustimmungsbeschlüsse des Aufsichtsrats für die nach § 1 Abs. 1 bis 5 COVID-GesRG zustimmungsbedürftigen Maßnahmen können schriftlich, fernmündlich oder in vergleichbarer Weise gefasst werden.

Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung

§ 1 Abs. 2 COVID-GesRG erlaubt die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung, also eine Hauptversammlung ohne jede physische Präsenz der Aktionäre. Lediglich der Versammlungsleiter und gegebenenfalls der Notar sollten zwecks Erstellung der Niederschrift am selben Ort sein.

Folgende Voraussetzungen müssen für eine virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 COVID-GesRG erfüllt sein:

• Die gesamte Hauptversammlung muss in allen Teilen einschließlich der Generaldebatte und der Abstimmung in Bild und Ton übertragen werden.
• Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre muss über elektronische Briefwahl vorab oder über die elektronische Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung möglich sein. Auf diesem Wege muss auch eine Vollmachtserteilung möglich sein.
• Den Aktionären muss eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt werden. Der Vorstand kann dabei vorgeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung elektronisch einzureichen sind, § 1 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz. 1 COVID-GesRG. Ferner entscheidet der Vorstand abweichend von dem für Präsenzhauptversammlungen vorgesehenen Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG nach pflichtgemäßem, aber freiem Ermessen, welche Fragen er in welcher Weise beantwortet, § 1 Abs. 2 Satz 2 HS. 1 COVID-GesRG, um einer möglichen Flut von Fragen mit ggf. inakzeptablen Inhalten begegnen zu können. Aktionärsvereinigungen und Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen können bevorzugt werden.
• Den Aktionären, die ihr Stimmrecht vorab durch elektronische Briefwahl oder über die elektronische Teilnahme in der virtuellen Hauptversammlung ausgeübt haben, muss ermöglicht werden, gegenüber dem Notar elektronisch Widerspruch zu Beschlüssen der Hauptversammlung zu erklären. Es entfällt die für die Widerspruchsmöglichkeit vorgegebene Voraussetzung des persönlichen Erscheinens, wenn die Stimmen elektronisch abgegeben wurden. Auch der Widerspruch durch elektronische Kommunikation kann aber nur bis zum Ende der Hauptversammlung erfolgen.

Beschränkung des Anfechtungsrechts

Bereits nach der bestehenden Regelung in § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG kann eine Anfechtung von Beschlüssen der Hauptversammlung nicht darauf gestützt werden, dass auf elektronischem Wege ausgeübte Aktionärsrechte durch eine technische Störung verletzt wurden, sofern der Gesellschaft nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist.

§ 1 Abs. 7 COVID-GesRG erweitert die Anfechtungsbeschränkungen. Eine Anfechtung kann auch nicht auf einen Verstoß gegen die Bestimmungen in § 118 Abs. 1 Sätze 3 bis 5, Abs. 2 Satz 2 oder Abs. 4 AktG gestützt werden, welche Regelungen zur Teilnahme und Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation beinhalten. Eine Ausnahme bildet nur die Anfechtung wegen vorsätzlicher Verletzungen unberührt; grob fahrlässige Verletzungen schaden insoweit nicht.

Ferner kann die Anfechtung auch nicht auf einen Verstoß gegen Formvorschriften bei Mitteilungen nach § 125 AktG sowie gegen § 1 Abs. 2 COVID-GesRG gestützt werden, mithin gegen die Grundsatzentscheidung des Vorstands zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung sowie einer eingeschränkten Auskunftserteilung in der virtuellen Hauptversammlung. Diese erhebliche Einschränkung des Anfechtungsrechts soll vermeiden, dass die Gesellschaften allein aus Sorge vor Anfechtungsklagen die durch das COVID-GesRG geschaffenen Erleichterungen nicht in Anspruch nehmen. Anfechtungsklagen können in diesem Zusammenhang nur Erfolg haben, wenn sie vorsätzliche Regelverstöße nachweisen.

Verkürzte Fristen

§ 1 Abs. 3 COVID-GesRG sieht Anpassungen bei bestimmten gesetzlichen Fristen für die  Hauptversammlung vor.

• Mit Zustimmung des Aufsichtsrates kann der Vorstand entscheiden, abweichend von § 123 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 5 AktG die Hauptversammlung spätestens 21 Tage (statt 30 Tage) vor dem Tag der Versammlung einzuberufen.
• Der Nachweisstichtag für den Anteilsbesitz bei börsennotierten Gesellschaften (sog. Record Date) wird abweichend von § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG auf den 12. Tag (statt 21. Tag) vor der Hauptversammlung verlegt. Der Nachweis muss der Gesellschaft spätestens am 4. Tag (statt 6. Tag) vor der Hauptversammlung zugehen, soweit der Vorstand in der Einberufung keine kürzere Frist vorgesehen hat – hiervon abweichende Regelungen in der Satzung sind unbeachtlich.
• Mitteilungen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 AktG müssen bis spätestens 12 Tage vor der Hauptversammlung erfolgen. Dies gilt nur, wenn der Vorstand sich für die verkürzte Einberufungsfrist von 21 Tagen entschieden hat.

Fristverlängerung für die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung

Nach § 1 Abs. 5 COVID-GesRG darf der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates die ordentliche Hauptversammlung im Jahr 2020 auch über die Acht-Monats-Frist des § 175 Abs. 1 Satz 2 AktG hinaus verschieben. Ein Zwangsgeldverfahren nach § 407 Abs. 1 AktG ist ausgeschlossen. Die Haftung aus § 93 Abs. 2 AktG ist ebenso nicht zu befürchten, wenn die Verschiebung seine Ursache in den Auswirkungen der Corona-Pandemie hat. Die Versammlung kann daher im gesamten Geschäftsjahr und somit ggf. als normale Präsenzveranstaltung stattfinden, sollten die Versammlungsbeschränkungen bis dahin aufgehoben werden. Diese Möglichkeit ist AG´s vorteilhaft, die eine virtuelle Hauptversammlung nicht umsetzen können oder wollen.

Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn

Für die Zahlung von Abschlägen auf den Bilanzgewinn ist keine Satzungsermächtigung  notwendig, § 1 Abs. 4 COVID-GesRG. Ausreichend ist die Zustimmung des Aufsichtsrats. Wird sie erteilt, kann der Vorstand unter Wahrung der sonstigen Voraussetzungen des § 59 AktG die Zahlung einer Abschlagsdividende an die Aktionäre beschließen.

Anwendung der Vorschriften auf KGaA und teilweise auf Europäische Aktiengesellschaft

Für eine Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) und eine Europäische Aktiengesellschaft (SE) gelten die Regelungen des § 1 Abs. 1 bis 7 COVID-GesRG entsprechend, § 1 Abs. 8 COVID-GesRG, mit Ausnahme des Abs. 5 hinsichtlich der SE und zusätzlich des Abs. 6 hinsichtlich der monistischen SE.